Informativa iscrizione eventi ex art. 13 Regolamento UE 2016/679
Normative di riferimento
- Regolamento UE n. 679 del 27 Aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione dei dati personali (di seguito “Regolamento UE”)
- Decreto Legislativo n. 196 del 30 Giugno 2003 (di seguito “Codice della Privacy”), come novellato dal Decreto Legislativo n. 101 del 10 Agosto 2018
Var Group S.p.A. (di seguito anche “la Società”), Società per Azioni appartenente al Gruppo imprenditoriale SeSa S.p.A., con sede legale in via Piovola 138, Empoli (FI), P. IVA n. 03301640482, desidera informare gli utenti in merito alle modalità e alle condizioni applicate dalla Società alle operazioni di trattamento compiute sui dati personali. La Società agisce in qualità di “Titolare del trattamento”, per tale intendendosi “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali”.
In particolare, l’informativa è resa in relazione ai dati personali degli utenti che provvederanno ad eseguire l’iscrizione al presente evento. In applicazione della normativa in materia di trattamento dei dati personali, gli utenti che provvederanno ad eseguire l’iscrizione al presente evento assumono la qualità di “soggetti interessati”, per tali intendendosi le persone fisiche a cui i dati personali oggetto di trattamento si riferiscono.
1. Dati personali oggetto del trattamento
In relazione all’iscrizione al presente evento tramite il form web, la Società potrà trattare i seguenti dati personali degli utenti:
a. Dati identificativi, quali nome, cognome, indirizzo mail e azienda di appartenenza;
b. Dati appartenenti a particolari categorie ex art. 9 del GDPR (es. allergie o intolleranze alimentari);
c. Eventuali immagini e/o riprese video effettuate all’interno della sede in cui si svolgerà il presente evento durante lo svolgimento dell’evento stesso (ove applicabile). Nel caso venissero effettuate riprese durante l’evento, un’apposita informativa verrà esposta all’ingresso dell’evento stesso.
2. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati personali
In relazione ai dati personali di cui al punto 1), lett. a) della presente informativa, i dati personali saranno trattati per l’organizzazione e la gestione del presente evento. Il trattamento quindi si basa sull’esecuzione di specifiche richieste dell’utente e sull’adempimento di misure precontrattuali; non è pertanto necessario il consenso espresso degli utenti.
Con riguardo ai dati personali di cui al punto 1), lett. b), verranno trattati per l’organizzazione dell’evento e l’erogazione dei pasti in modo idoneo (es. per allergie o intolleranze alimentari). Tali dati verranno trattati sulla base di un consenso specifico.
Infine, relativamente ai dati personali di cui al punto 1), lett. c) della presente informativa, ove applicabile, verranno trattati al fine di predisporre del materiale fotografico e/o multimediale da utilizzare come strumento promozionale da parte della Società. Tale trattamento si basa sul legittimo interesse della Società, sostenuto da un’analisi di bilanciamento degli interessi effettuata. Nel caso dovessero essere effettuate riprese durante il presente evento, i partecipanti verranno informati con apposite informative esposte all’ingresso dell’evento e potranno evitare tali aree oggetto di riprese. In particolare, chi accede all’evento, entra nel possibile raggio di azione della telecamera e/o delle riprese fotografiche e prende atto dell’uso della sua immagine -senza aver nulla a pretendere o recriminare- per la pubblicazione su supporti destinati alla diffusione ed utilizzati per fini promozionali delle attività svolte dalla Società. La Società si considera sollevata da ogni incombenza economica e da ogni responsabilità inerente a un uso scorretto del materiale video eventualmente effettuato da parte di terzi.
3. Natura del conferimento dei dati personali
Il conferimento dei dati di cui al punto 1), lett. a) è obbligatorio, in quanto in mancanza di tali dati non sarà possibile partecipare al presente evento.In relazione invece ai dati di cui al punto 1), lett. b), il loro conferimento è facoltativo e libero da parte degli interessati. In caso di conferimento di tali dati, il conferimento del relativo consenso è obbligatorio per permettere alla Società di trattarli e di conseguenza di provvedere alla gestione delle particolari esigenze in merito ai pasti. In mancanza di tale consenso, tali dati non potranno essere trattati dalla Società.
Con riferimento, infine, ai dati di cui al punto 1), lett. c), ove applicabile, il loro conferimento è facoltativo e libero.
Si precisa che i partecipanti potranno revocare, in qualunque momento, il consenso già prestato al trattamento dei dati personali scrivendo alla mail [email protected]; la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento svolto prima della revoca medesima.
4. Modalità e durata del trattamento dei dati personali
Il trattamento dei dati personali degli utenti è effettuato dal personale aziendale appositamente autorizzato dalla Società; a tal fine tali soggetti sono individuati ed istruiti per iscritto. Il trattamento può realizzarsi mediante l’impiego di strumenti e supporti informatici, telematici o anche cartacei nel rispetto delle disposizioni volte a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali, nonché tra l’altro l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati personali rispetto alle finalità dichiarate.
I dati personali raccolti saranno conservati in archivi elettronici e/o cartacei presenti presso la sede legale o le sedi operative della Società. La conservazione dei dati personali conferiti dagli utenti avverrà in una forma che consenta la loro identificazione per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al perseguimento delle finalità, come individuate al punto 1 della presente informativa, per le quali i dati medesimi sono raccolti e trattati.
Nello specifico, relativamente alla finalità di cui al punto 1), lett. b), i dati verranno cancellati entro un periodo di 15 giorni dopo il termine del presente evento, mentre i dati relativi alla finalità di cui al punto 1), lett. c) verranno trattati dalla Società fino richiesta di cancellazione da parte dell’interessato, salvo ulteriori obblighi di legge. Si precisa che a seguito della richiesta di cancellazione suindicata i Suoi dati non saranno oggetto di ulteriore diffusione da parte della Società, che non potrà però garantire un’efficace loro cancellazione, in quanto questi possono essere stati riprodotti in modo pressoché illimitato da soggetti terzi.
Si precisa, inoltre, che la Società ha adottato specifiche misure di sicurezza per prevenire la perdita, usi illeciti o non corretti dei dati personali ed accessi non autorizzati ai dati medesimi.
5. Destinatari dei dati personali
Limitatamente alle finalità individuate nella presente informativa, i dati personali degli utenti potranno essere comunicati in Italia o all’estero, all’interno del territorio dell’Unione Europea (UE) o dello Spazio Economico Europeo (SEE), per l’adempimento di obblighi legali.
L’elenco aggiornato dei destinatari dei dati e dei Responsabili del trattamento designati può essere fornito su richiesta da parte dell’interessato.
I dati personali non saranno oggetto di trasferimento al di fuori del territorio dell’Unione Europea (UE) o dello Spazio Economico Europeo (SEE). I dati personali non saranno oggetto di diffusione e dunque non saranno divulgati al pubblico o a un numero indefinito di soggetti, salvo quanto descritto in relazione alla finalità di cui al punto 1), lett. c).
6. Diritti ex artt. 15, 16, 17, 18, 20 e 21 del Regolamento UE 2016/679
Gli utenti, in qualità di soggetti interessati, potranno esercitare i diritti di accesso ai dati personali previsti dall’art. 15 del Regolamento UE e i diritti previsti dagli artt. 16, 17, 18, 20 e 21 del Regolamento medesimo riguardo alla rettifica, alla cancellazione, alla limitazione del trattamento dei dati personali, alla portabilità dei dati, ove applicabile e all’opposizione al trattamento dei dati personali.
Gli anzidetti diritti sono esercitabili scrivendo al seguente indirizzo: [email protected]. Qualora la Società non fornisca riscontro nei tempi previsti dalla normativa o la risposta all’esercizio dei diritti non risulti idonea, gli utenti potranno proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Di seguito le coordinate:
Garante per la Protezione dei Dati Personali
Fax: (+39) 06.69677.3785
Centralino telefonico: (+39) 06.69677.1
E-mail: [email protected]
7. Responsabile della Protezione dei dati personali
Il Responsabile della Protezione dei Dati Personali è contattabile presso la sede societaria ed al seguente indirizzo di posta elettronica:
E-mail: [email protected]